行政庁が不利益処分をしようとする場合、意見陳述のための手続きを執らなければなりません。（行政手続法第13条）
不利益処分とは「行政庁が、法令に基づき、特定の者を名宛人として、直接に、これに義務を課し、又はその権利を制限するもの」（行政手続法2条1号）とされます。
意見陳述手続には、この不利益処分の重さに応じて2つの手続きが用意されています。
一つは「聴聞」、もう一つは「弁明」です。
重い不利益処分の場合は聴聞を行い、比較的軽い不利益処分の場合は弁明手続が執られることとされます。
聴聞は
１、許認可の取り消す処分をしようとするとき
２、資格や地位をはく奪する不利益処分をするとき
３、法人の役員の解任や会員の除名を命ずる処分をするとき
４、他、行政庁が相当と認めるとき
（行政手続法13条1項1号イ～ニ参照）
と規定され、
それ以外の場合は「弁明」の機会を付与することなります（行政手続法13条1項2号）。
ただ、例外的に緊急時や裁判所や技術的な基準等によって、資格要件や数値等が不充足であることが明確である場合や、不利益処分の性質が軽微なものであれば、弁明や聴聞手続きが行われないこともあります（行政手続法13条2項1~5号参照）。